Печать является неотъемлемой частью любой организации. К сожалению, государство не регламентирует учет и изготовление печатей, следовательно, эта функция полностью возлагается на юридическое лицо. Никакие другие организации, ни банки, ни налоговые не имеет права устанавливать вид печати вашей компании. Если бы был создан акт на тему правил изготовления, учета и использований штампов и печатей, то деятельность в этом направление была бы более эффективна. Такой акт позволит обойтись без споров, разногласий и различных недоразумений при использовании штемпелей.

Для деятельности юридических лиц можно использовать несколько видов печатей, изготовление печатей и штампов оборудование. Самая главная – основная круглая печать, ее оттиск проставляется для удостоверения подлинности документов. Ее еще очень часто путают с «гербовой», что ошибочно. К основным штампам относится и угловая печать, в ней, как правило, прописаны основные реквизиты фирмы. Есть и дополнительные печати, используются они или для дополнительных подразделений, или для удостоверения отдельного видов документов. В последнем случае, в поле печати должна быть дополнительная надпись, например, “для справок” или “для счет-фактур”. Как правило, если сделать печать штамп, то на оттиске дополнительной печати должно быть название юридического лица, его подразделение и вид печати, сам оттиск может иметь любую форму. Могут быть и вспомогательные штампы, необходимые для упрощения деятельности персонала и контроля внутри организации или подразделения.

Руководство фирмы назначает руководителя организационного отдела, который, как правило, отвечает за изготовление печатей и штампов оборудование, хранение, передачу и ликвидацию печатей. При выдаче печатей и штампов структурным подразделениям, ответственность за их использование и хранение возлагается на работников принявших печати и расписавшихся в учетном журнале. Естественно основная круглая печать используется в работе и хранится в сейфе у руководителя организационного отдела. Выдача основной печати под расписку допускается только в особых случаях, например, при длительной болезни или командировке руководителя организационного отдела. Аналогично происходит и процесс, если необходимо сделать печать штамп. При этом, разумеется, необходимо чтобы была выбрана кандидатура сотрудника. Которой можно в полной мере доверять не только печать, но и ответственность за состояние дел во всей компании. Вспомогательные печати хранятся у работников, которые ответственны за это.

Печати и штампы организации следует хранить только в закрывающихся ячейках столов и сейфов. К месту хранения имеет доступ лишь рабочие, получившие штампы для пользования, или ответственное за их сохранность лицо.
Для учета печатей и штампов заводится специальный журнал, где также отмечается изготовление печатей и штампов оборудование. Журнал прошивается, скрепляется основной круглой печатью и подписью руководителя, каждый лист журнала нумеруется. Такой учет продиктован повышенной степенью ответственности и высокими мерами предосторожности. Новые печати после поступления необходимо как можно быстрее записаны в регистрационный журнал.

Если была утеряна основная печать или круглая печать подразделения, можно подать объявление, что печать была утеряна и больше недействительна, и сразу же заказывается изготовление печатей и штампов оборудование.

И помните самое главное, неправильное применение или хранение печатей и штампов организации может привести к большим проблемам или вовсе к финансовым убыткам.