В каждой компании, так или иначе, необходимо наличие печатей и штампов. И надо сказать, что в зависимости от потребностей, масштаба компании и других обстоятельств, количество печатей может быть самым разнообразным. Здесь хочется немного рассуждать о том, какие бывают печати и штампы, для чего они обычно предназначаются и как их заказать. На самом деле вопросов, связанных с печатями и их использованием существует немало. Одним из них является вопрос о том, сколько же солидной компании необходимо иметь печатей и какие это должны быть печати. Как правило, если в компании есть должность менеджера и ее занимает настоящий профессионал, то он может подсказать руководству, как правильно заказать печати и какое количество необходимо иметь их в структуре данной компании. И такие специалисты часто помогают решить вопрос и выбрать подходящее изготовление печатей по оттиску. Хотя иногда руководство может возразить в отношении наличия нескольких экземпляров печатей. Но в таком случае стоит подчеркнуть значимость этого средства для престижности самой компании и для руководителя - в частности.

В практике использования документации приходится заверять исходящую и входящую документацию. Кроме того может понадобиться заверить, например, передачу корреспонденции из одного отдела компании в другой. И если делать это все с применением одной печати, то со временем просто начнется путаница. Поэтому ответ на вопрос, сколько должно быть произведено изготовление печатей по оттиску, ответ однозначный – если речь идет об основной печати, то она должна быть одна. Но если есть необходимость в том, чтоб заверять большое количество документов, то необходимо заказать изготовление печатей по оттиску в виде дополнительных печатей. И количество их никак не регламентируется. Дополнительных печатей может быть столько, сколько необходимо для нормального функционирования компании. Однако при заказе печати или штампа необходимо иметь в виду, что его изготовление несколько отличается от основной печати. Особенно - в части нанесенной надписи или изображения. Как правило, на дополнительных печатях не принято использовать логотип компании, тем более на них не наносят символические изображения государственного значения – гербы, знамя и так далее. Кроме того, изготовление печатей по оттиску должно учитывать изображение на основной печати и обязано отличаться от изображения на дополнительных печатях.

Помимо основной и дополнительных печатей в делопроизводстве любого предприятия и компании принято также использовать угловые штампы. Обычно такие штампы ставятся в углу документа и отсюда они получили свое название. Они относятся также к категории основных средств и содержат важную информацию, касающуюся реквизитов компании, ее адреса и координат, а также регистрационных данных. Естественно, что как и основная печать, угловой штамп обязан храниться в специальном сейфе и контролироваться в использовании лично самим руководителем предприятия. Помимо этого, изготовление печатей по оттиску также предусматривает и дополнительные штампы, как и в случае с печатями. Такими штампами обычно принято отмечать внутреннюю документацию, которая не используется в повседневных нуждах или которая отправляется в архивный отдел. Заказывая изготовление печатей по оттиску, не меньшее значение надо придать и оснастке печати или штампа. Оснасткой называется внешняя форма печати, в которую она, собственно, и оснащена. Оснастки могут быть автоматическими, металлическими и пластиковыми. Во всех случаях необходимо выбирать ту оснастку, которая наиболее подходит для печати и ее назначения.