Почему наличие печати и изготовление гербовой печати так важно и даже необходимо для слаженной работы любой компании? Да потому что печать – единственный аргумент в пользу подлинности документа.

Каждая организация, как правило, располагает печатями двух видов: одна гербовая печать и несколько простых. Договоры, паспорт, трудовая книжка, диплом, и даже многие бухгалтерские документы – та категория документов, которая требует удостоверения только гербовой печатью.
Как ее отличить от простых? И какие при этом используются тонкости в производстве такой штемпельной продукции. Надо сказать, что само по себе изготовление гербовых печатей  ничем не отличается, за исключением разве что предоставления отдельных документов для изготовления. Гербовая печать всегда круглой формы. Центральное место на оттиске печати занимает герб Российской Федерации (отсюда и название печати), а по окружности располагается название компании. Примечательно, что сам процесс изготовление гербовых печатей  предусматривает название организации/компании на печати должно строго соответствовать наименованию компании, закрепленному в учредительных документах.

Помимо полного соответствия печати установленным шаблонам, организация на основе законодательства должна разработать перечень документов, подлинность которых будет закрепляться гербовой печатью, а также утвердить список лиц, чьи подписи будут заверяться данной печатью. Как правило, это подписи руководителей организации и их заместителей.

Наравне с гербовой (основной) печатью, организация имеет и простые или обычные печати. Они могут быть любой формы, не обязательно только круглой. На них нет изображения герба, а воспроизводится всего лишь название учреждения или его структурного подразделения. Оттисками данного штампа могут быть закреплены справки с места работы, листки нетрудоспособности, пропуска, копии документов, выходящих за пределы учреждения, размноженные экземпляры распорядительных документов при их рассылке и т.д.

Единственные документы, которые не требуют заверения ни одной из печатей – письма любого плана и характера. Исключением служат только гарантийные письма.

Внимательней стоит подходить к правильности изготовление гербовой печати  и проставления печати на документах. Поставишь не в том месте, - считай, что документ недействителен. Поэтому, чтобы правильно заверить подлинник или копию документа, проставляй печать таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ, и соответственно его подпись. Следует обратить внимание, что подпись обязательно необходимо полностью расшифровать. Например: Директор завода личная подпись О.А. Иванов.

Интересно, что традиция работать с печатями и заверять ими особо важные документы дошла до нас из самой древности. Во все времена и во многих народностях применялись всевозможные оттиски в идее печатей или штампов. Для них использовались различные материалы и приспособления для их изготовления. Вспомните, что все  великие короли и князья, не только российские, но и зарубежные, заверяли подлинность своих указов печатью. Именно она служила символом власти, и каждый властитель никогда с ней не расставался. Может быть, поэтому изготовление гербовой печати, и в частности - главная печать государства изготавливалась в виде огромного перстня, на наружной поверхности которого изображался герб страны.
И по сей день каждый уважающий себя руководитель довольно трепетно относится к сохранности печати своей компании.