В процессе своей работы и деятельности любая организация может столкнуться с такой сложной и важной проблемой, смена печати предприятия. Это может случиться из-за изменения основных данных об организации, которые указываются в печати, если печать уже стала непригодной, или же в случае ее потери или утраты. После того, как будет принято решение о смене печати или штампа предприятия, в обязательном порядке оформляют протокол с указанием лиц, которые присутствовали на собрании и причины замены (образец формы протокола), а руководитель же должен издать приказ о том, что произойдет замена печати предприятия (образец приказа о смене печати).

Образец приказа о смене печати должен быть правильно заполнен. Дальнейший порядок по замене печати особо ничем не отличается от процесса по изготовлению печатей во время создания организации. При замене печати организации будут нужны некоторые документы. Обязательно необходимо предоставить свидетельства о регистрации или копии устава, которые нотариально заверены, образец приказа о смене печати, решение о смене печати. В заявлении должны быть раскрыты причины того, отчего производят замену печати.

Когда в организации используют большое количество печатей, довольно таки рационально разработать внутренние документы, которые будут регулировать учет, порядки применения, а также хранения печатей общества. При этом нужно назначить лица, которым будет предоставлено право использования определенных печатей, а также таких лиц, которые будут ответственные за их хранение. Такими документами могут стать локальные акты, инструкции по использованию, а также образец приказа о закреплении печати. Так как предприятие самостоятельно устанавливает порядок по использованию, учету и хранению печатей, а таким образом, и выполняет контроль над их использованием, а также организацией документооборота, то это означает, что последствия в случае неравномерного пользования печатью возникнут только для самого предприятия. Образец приказа о закреплении печати является неотъемлемым документом при регулировании использования печатью. Юридическое значение печати заключается в том, что ее оттиском удостоверяется подлинность подписи лица, который правомочен представлять предприятие во внешних отношениях. Таким образом, если предприятие пользуется несколькими печатями, то для того, чтобы избежать разногласий между контрагентами, правильно будет доводить до их сведений информацию о лицах, которые уполномочены действовать от имени предприятия. Эти лица должны принимать участие и подписать образец приказа о закреплении печати.

Образец приказа об использовании печати должен быть согласован и подписан директором и главным бухгалтером. Это довольно серьезный документ, в котором разъясняется, для чего и где данная печать используется. Образец приказа об использовании печати должен нести в себе название предприятия, причины ввода печати, область использования печати, а также кем используется, и будет использоваться печать. Например, в образце приказа об использовании печати могут быть написаны такие области использования как: заверка копий различных документов, которые не предназначаются для предоставления внешним пользователям, использование на исходящих письмах, на актах, выставленных счетах, накладных, на доверенностях, которые выданы на получение документов и материальных ценностей и так далее. Также образец приказа об использовании печати должен содержать ту область, где печать использоваться не будет.