В рабочем процессе юридическим лицам довольно часто приходится сталкиваться с вопросами правильного использования печатей и штампов своего предприятия. В данной статье даются ответы на ряд таких вопросов, а также рассматривается, где можно заказать печать. 

Основные виды печатей и штампов

Для работы юридического лица разрешаются следующие виды штемпельной продукции:
 
Основная печать, которую иногда ошибочно именуют «гербовой». Такая печать ставится на документах и деловых бумагах для того, чтобы удостоверить их подлинность.

Дополнительная печать. Как правило, такие печати воспроизводят вид основной печати, название организации, структурного отделения организации. Оттиск дополнительной печати отличается от оттиска печати основной, в чем и состоит смысл ее применения.

Существует два вида дополнительных печатей:

- печати структур, филиалов и подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.);
- печати для определенного вида деловых бумаг. На оттисках таких печатей имеется дополнительная надпись - например, для справок, для отчетов, для счетов-фактур и т.д.
Такие печати имеют различную форму: треугольную, круглую и др. О форме печати необходимо уточнять там, где можно заказать печать. Такими печатями заверяются различные копии и выписки. 

Угловой штамп. Относится к основным печатям. Содержит в себе основные реквизиты организации.

Также, для внутриорганизационного контроля и упрощения работы там, где можно заказать печать,  используется и изготовление вспомогательные штампы. Такие, например, как печать для внутренней переписки, расчетно-денежных документов и т.д. но надо сказать, что не все компании выполняют заказы повышенной сложности и в короткие сроки. А потому при заказе печати надо учитывать эти моменты.

За всеми действиями с основными печатями организации: хранение, передача, учет, уничтожение, замена следит, как правило, руководитель административно - хозяйственного отдела. Он же решает и где заказать печать. За использование дополнительных печатей, которые выдаются филиалам организации, отвечают работники получившие печать и расписавшиеся за нее в учетном журнале.  

Руководитель организации отвечает за хранение и использование основной круглой печати, которая должна хранится у него в сейфе, и где заказать печать. Основная печать может выдаваться в отдельных случаях, как например длительная болезнь и соответственно продолжительное отсутствие руководителя другим сотрудникам организации под расписку.
 
Вспомогательные печати должны всегда находится у ответственных за них сотрудников предприятия.

Дополнительные печати и штампы, должны хранится в сейфах или в имеющих замок ящиках письменных столов. К местам хранения дополнительных печатей доступ могут иметь только лица, несущие ответственность за них.

При утере основной круглой печати предприятия или круглой печати одного из филиалов желательно подать объявление в газете об утрате данной печати и соответственно ее недействительности.  Сразу же необходимо принять меры и найти фирму, где заказать печать.

Для учета всех штампов и печатей предприятия, как основных, так и дополнительных рекомендуется вести журнал учета, который должен хранится у руководителя административно - хозяйственного отдела, в сейфе. Журнал учета должен быть прошнурован, каждая страница пронумерована, прошнуровка должна быть скреплена листом с оттиском основной печати и подписью руководителя предприятия. Новые печати, появляющиеся в организации, регистрируются в максимально короткий срок.