Печати и штампы появились с давних времен и использовались на протяжении веков у всех известных народов. С течением времени общий вид печатей менялся, менялась форма и материал, из которого они изготавливались. Точно так же происходили метаморфозы и с оснасткой штемпельной продукции. Она приобретала оригинальную форму. Придавая печати эксцентричности. Единственное, что оставалось неизменным все эти годы, - это предназначение печатей и штампов. Всегда их основой целью было заверение документов и подтверждение платежных ведомостей.
Аналогично и в наши дни тоже сложно представить оборот документов, если не используются печати и штампы круглосуточно во всех фирмах и организациях. В зависимости от того, как применяются печати, они разделяются на несколько характерных категорий. Например, существуют печати и штампы, принадлежащие государственным организациям. Их принадлежность несложно определить по оттиску печати. На всей штемпельной продукции, которая находится в обиходе государственных учреждений, обязательно присутствует изображение герба государства. Это определение верно практически для всех стран и везде, в том числе и у нас принято наносить на рабочую поверхность такой печати государственный герб. От полученного на оттиске изображения герба и пошло наименование подобных штемпельных средств – гербовые печати. Однако некоторые руководители, да и другие категории служащих по ошибке именую гербовой печатью совершенно иную категорию печати и штампы круглосуточно. Как правило, понятие гербы ассоциируется с чем-то важным и потому самую важную в организации печать, которая называется основной, иногда называют гербовой. В этом и есть характерное заблуждение.
На самом деле в делопроизводстве печати и штампы круглосуточно принято различать на основные и дополнительные. Основной печатью отмечаются наиболее важные документы, которые содержат реквизиты организации, а также недопустимые для распространения сведения. Кроме того, основная печать может использоваться и в тех случаях, когда необходимо заверить документ, в котором необходима подпись непосредственного руководителя компании или владельца бизнеса. Аналогично такие основные штемпельные средства применяются в тех ситуациях, когда возникает необходимость заверить документ, связанный с бухгалтерской отчетностью, и также финансовые документы компании. Во многих случаях подписания договора между компаньонами и партнерами по бизнесу, а также для заверения учредительных документов также используются печати и штампы срочно. Дополнительная печать или штамп в большей степени используется для внутренних потребностей. Например, если необходимо перевести финансовую устаревшую документацию из отдела бухгалтерии в архивный отдел компании, то на папке с такими документами ставится печать дополнительная с указанием назначения документации.
Кроме того, все движения ведомостей между отделениями компании также обозначаются при помощи дополнительных печатей и штампов. Соответственно своему предназначению в делопроизводстве компании печати и штампы срочно изготовлены из различных материалов и имеют каждая свои особенности конструкции и формы. Так, например, основная печать непременно должна иметь округлую форму и, как правило. Такая печать имеет в своих размерах соответствующие установленные параметры. Штампы, предназначенные для второстепенных целей или подтверждающие документы, не связанные с финансовыми ведомостями, имеют треугольную форму. Часто такие печати и штампы срочно увидеть можно у врачей в их медицинской практике.